Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren
Ein Meeting, eine Messe, eine Dienstreise nach Den Haag. Hier lernst du, Veranstaltungen und Reisen von A bis Z zu organisieren und am Ende sauber abzurechnen. Das ist Organisationstalent plus ein Stück Rechnen bei der Reisekostenabrechnung. Genau die Aufgaben, die im Büroalltag täglich auf deinem Tisch landen.
Miriam Haberer · Dozentin, Trainerin und Speakerin · IHK-Prüferin · seit 2004 im Unterricht
Tipp: Aufklappen zum Lesen. Auf eine Rechenkarte tippen zeigt das Ergebnis.
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Veranstaltungsarten
Welche Form passt zu welchem Anlass?
Bevor man plant, fragt man: Was soll die Veranstaltung erreichen? Information, Schulung, Verkauf, Austausch? Daraus ergibt sich die passende Form. Eine Produktneuheit stellt man auf einer Messe vor, eine Schulung macht man als Seminar.
Stufe 2 · die wichtigsten ArtenTagung / Kongress
Größere Fachveranstaltung mit Vorträgen, oft mehrtägig, viele Teilnehmer.
Seminar / Webinar
Schulung in kleiner Gruppe. Das Webinar findet online statt.
Messe
Produkte und Leistungen ausstellen, Kontakte knüpfen, verkaufen.
Videokonferenz
Besprechung über Distanz, spart Reisekosten und Zeit.
Die wichtigste Frage vor jeder Veranstaltung lautet nicht wie, sondern wozu. Wer das Ziel kennt, trifft jede weitere Entscheidung leichter: Raum, Technik, Catering, Einladung. Wer ohne klares Ziel plant, organisiert viel und erreicht wenig. In der Prüfung punktest du, wenn du die Veranstaltungsart aus dem Anlass herleitest, statt sie einfach zu nennen.
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Eine Veranstaltung planen
Programm, Räume, Technik, Catering, Einladung
Wie schon bei den Besprechungen in Lernfeld 2 gilt: drei Phasen. Vorbereiten: Ziel, Termin, Ort, Programm, Einladung, Ressourcen. Durchführen: Ablauf steuern, Gäste betreuen. Nachbereiten: aufräumen, abrechnen, auswerten.
Stufe 3 · woran man denken muss
- Programm und Tagesordnung: Was passiert wann?
- Räume und Medien: Raumgröße, Bestuhlung, Technik, Beamer, Mikrofon.
- Catering: Verpflegung passend zu Dauer und Anlass.
- Einladung: rechtzeitig, mit allen Infos, gegebenenfalls in einer Fremdsprache.
- Zeit- und Arbeitsplan: wer macht was bis wann.
Eine gute Checkliste ist die halbe Veranstaltung. Niemand kann alle Details im Kopf behalten, und genau die vergessene Kleinigkeit (kein Verlängerungskabel, kein Namensschild) fällt am Tag X auf. Schreib alles auf, hak es ab. Das ist kein Zeichen von Unfähigkeit, sondern von Professionalität. In der Prüfung zeigst du mit einer strukturierten Checkliste mehr Kompetenz als mit jeder auswendig gelernten Definition.
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Eine Geschäftsreise planen
Verkehrsmittel, Unterkunft, Reiseunterlagen
Bei der Wahl des Verkehrsmittels zählen Kosten, Zeit, Entfernung und zunehmend auch die Umwelt. Für kurze und mittlere Strecken oft die Bahn (man kann arbeiten), für sehr weite der Flug, für flexible Vor-Ort-Termine das Auto. Dazu die Unterkunft passend zu Lage und Budget.
Stufe 3 · die ReiseunterlagenZu einer guten Reisevorbereitung gehören: Reiseplan (Route, Zeiten, Termine), Tickets und Buchungsbestätigungen, Ausweisdokumente (Personalausweis in der EU, sonst Reisepass), gegebenenfalls Mietwagenunterlagen und Führerschein, sowie alle nötigen Geschäftsunterlagen für die Termine.
"Ihr Chef reist geschäftlich in die Niederlande, ein EU-Land. Welche Reisedokumente benötigt er?" Antwort: Personalausweis (in der EU ausreichend, kein Reisepass nötig), Tickets und Buchungen, bei Mietwagen der Führerschein. Genau diese Auflistung wird erwartet, gern mit dem Hinweis EU-Land.
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Die Reisekostenabrechnung
Fahrtkosten, Verpflegung, Übernachtung rechnen
Eine Reisekostenabrechnung hat vier Teile:
- Fahrtkosten: tatsächliche Kosten (Bahn, Flug) oder Kilometerpauschale beim eigenen Pkw.
- Verpflegungsmehraufwand: Pauschale je nach Abwesenheitsdauer, keine Einzelbelege nötig.
- Übernachtungskosten: tatsächliche Kosten laut Beleg oder Pauschale.
- Nebenkosten: Parken, Telefon, Eintritt zur Messe und Ähnliches.
Der Verpflegungsmehraufwand und die Kilometerpauschale werden vom Gesetzgeber festgelegt und jährlich angepasst. Die folgenden Rechnungen nutzen typische Beispielwerte. Die jeweils aktuellen Sätze findest du beim Bundesfinanzministerium. Gängige Beispielwerte im Inland:
| Position | Beispielwert |
|---|---|
| Kilometerpauschale Pkw | 0,30 € je km |
| Verpflegung, Abwesenheit über 8 Std. | 14,00 € |
| Verpflegung, ganzer Tag (24 Std.) | 28,00 € |
| An- und Abreisetag (mehrtägig) | je 14,00 € |
(240 · 0,30)
(14 + 28 + 14)
(72 + 56 + 160 + 15)
Verpflegung läuft über Pauschalen, nicht über Belege. Das verwechseln viele. Für Essen gibt es feste Tagespauschalen je nach Abwesenheit, egal ob du Currywurst oder Sterneküche hattest. Für Fahrt und Übernachtung dagegen zählen die echten Belege (oder eine Pauschale). Wer Belege fürs Mittagessen sammelt, hat das System nicht verstanden. Und die Sätze ändern sich jedes Jahr, deshalb immer die aktuellen prüfen.
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Nachbereiten und auswerten
Dokumentation, Evaluation, Lehren ziehen
Zur Nachbereitung gehören: Abrechnung erstellen, Dokumentation (was lief, was kostete es), Feedback einholen und auswerten (Evaluation). Wichtig ist, den Aufwand ins Verhältnis zum Erfolg zu setzen: Hat sich die Veranstaltung gelohnt?
Stufe 3 · der LerneffektAus der Auswertung zieht man Schlüsse für das nächste Mal. Was hat funktioniert, was nicht? Diese Lehren festzuhalten macht die nächste Veranstaltung besser. Das ist der gleiche Verbesserungsgedanke wie der KVP aus Lernfeld 11.
Der wertvollste Moment einer Veranstaltung ist die ehrliche Nachbesprechung. Solange die Eindrücke frisch sind, weißt du noch, wo es hakte. Eine Woche später ist alles vergessen und der gleiche Fehler passiert wieder. Notier die Lehren sofort. Wer das tut, wird mit jeder Veranstaltung besser, statt jedes Mal bei null anzufangen.
Die Grundlagen zu Tagesordnung und Protokoll findest du in Lernfeld 2, das Prozentrechnen hinter der Reisekostenabrechnung auf der Lernseite kaufmännisches Rechnen. Eine Übersicht aller Lernfelder gibt es in der Lernfeld-Übersicht für Büromanagement.