CUBE – das Würfelprinzip® · Backoffice
Wir übernehmen dein Büro. Nicht dein Chaos.
Für Soloselbstständige und inhabergeführte Betriebe bis dreißig Mitarbeiter, aus jeder Branche.
Backoffice kommt am Ende. Bevor wir etwas übernehmen, räumen wir den Ablauf auf: in der Beratung, im Coaching oder zu Beginn der Zusammenarbeit. Ein bestehendes Durcheinander führen wir nicht eins zu eins weiter. Wer nichts ändern will, ist hier falsch. Auf einem unaufgeräumten Ablauf können wir nicht sauber liefern.
30 Minuten per Video. Wir sortieren, was abgegeben gehört und was im Betrieb bleibt.
Du willst zuerst eine Zahl: Preis berechnen, zwei Minuten
Dein Büro soll es selbst können: Zum Buchhaltungscoaching
Wie das zusammenpasst
Erst prüfen, was weg kann. Dann abgeben, was bleiben muss.
Wir bauen Abläufe normalerweise so um, dass dein Team sie ohne uns führt. Das ist der Regelfall. Was nach dem Umbau übrig bleibt, ist selten viel.
Etwas bleibt trotzdem. Belege, die jemand erfassen muss. Rechnungen, die rausgehen müssen, auch wenn deine Bürokraft im Urlaub ist. Ein Telefon, das klingelt, während du beim Kunden bist. Diese Aufgaben musst du nicht abends selbst erledigen.
Genau das übernehmen wir, und zwar immer erst nach dem Umbau. Wer den Umbau überspringen und uns sein bisheriges Durcheinander übergeben will, ist bei uns falsch.
Zwei Wege
Beides führt dazu, dass die Buchhaltung läuft.
Der Unterschied ist, wer sie danach macht.
Wir machen es für dich
Du gibst die Belege ab, wir erledigen die laufende Buchhaltung in deinen Systemen.
- Feste Ansprechpartner, jede Woche dieselben
- Monatlich anpassbar, keine Mindestlaufzeit
- Vorbereitet für deinen Steuerberater
- Sinnvoll, wenn im Betrieb dauerhaft niemand dafür da ist
Dein Büro macht es selbst
Drei Monate 1:1 an euren echten Buchungsfällen, bis dein Büro die laufende Buchhaltung allein sicher führt. Das Wissen bleibt im Betrieb.
- Mit deinen echten Belegen
- Direkt in deinem System
- Eine zweite Person lernt mit und vertritt im Urlaub
- In vielen Fällen als Beratung gefördert
Laufende Buchhaltung
Wir erfassen, kontieren und bereiten vor.
So vorbereitet, dass dein Steuerberater direkt weiterarbeiten kann. Er bekommt gebuchte Zahlen, und du siehst deinen Stand noch im laufenden Monat.
Rechnungen & Belege
Damit nichts liegen bleibt und jeder Beleg auf dem richtigen Konto steht.
- Rechnungen schreiben und versenden
- Belege erfassen und kontieren
- Laufende Buchhaltung nach Anleitung
- Zahlungseingänge im Blick
Offene Posten & Mahnwesen
Geschriebene Rechnungen sind noch kein Geld auf dem Konto.
- Offene Posten laufend abgleichen
- Zahlungserinnerungen pünktlich raus
- Mahnläufe nach deinen Regeln
- Übersicht, wer wie lange überfällig ist
Lexware Office
Eingerichtet passend zu deinen Abläufen.
- Lexware Office einrichten und pflegen
- Stammdaten aktuell halten
- Vorbereitung für den Steuerberater
- Auf Wunsch: Coaching für dein Büro
- Löhne übernehmen wir nicht. Wir zeigen dir gern, wie es funktioniert.
Wir arbeiten deinem Steuerberater zu. Buchführung im Rahmen von § 6 Nr. 4 StBerG. Jahresabschluss, E-Bilanz, Steuererklärungen und steuerliche Beratung bleiben bei deinem Steuerberater.
Und alles andere im Büro
Nicht alles ist Buchhaltung.
Datenpflege, Telefon, Ablage. Das erledigen bei uns Menschen, keine Software.
Daten & Ablage
Eine Ablage, die du in einem Jahr noch verstehst. Auch wenn jemand anderes sucht.
- Kunden- und Projektdaten pflegen
- Dokumente strukturiert ablegen
- Archivierung, die man wiederfindet
- Ordnung in deinen Systemen
Telefon & E-Mail
Erreichbar sein, auch wenn dein Team unterwegs ist.
- Telefonannahme in deinem Namen
- Rückrufe und Terminvereinbarung
- E-Mail-Postfach sortieren und beantworten
- Persönlich, in deinem Ton
Laufendes Büro
Die Kleinigkeiten, die abends liegen bleiben, weil tagsüber keiner Zeit hat.
- Termine und Fristen koordinieren
- Wiederkehrende Aufgaben
- Vor- und Nachbereitung
- Allgemeine Assistenz
Du hast etwas, das hier nicht steht? Dann frag. Wir sagen dir, ob sich das Abgeben lohnt oder ob es besser im Betrieb bleibt.
Was wohin gehört
Dein Steuerberater kann mehr als buchen.
Er kennt deine Zahlen, deine Branche und deine Steuerlast. Genau dafür hast du ihn. Wenn seine Kanzlei nebenher deine Belege erfasst, bleibt für diese Gespräche wenig Zeit. Wir nehmen ihm die laufende Arbeit ab, damit er Zeit für die Beratung hat.
Die laufende Buchhaltung
Alles, was jeden Monat anfällt und keine steuerliche Beurteilung braucht.
- Belege erfassen und kontieren
- Offene Posten und Zahlungseingänge
- Rechnungen schreiben und versenden
- Vorbereitung, mit der dein Steuerberater direkt weiterarbeitet
Beratung und Abschluss
Die Aufgaben, für die es seine Zulassung und seine Erfahrung braucht.
- Jahresabschluss und E-Bilanz
- Steuererklärungen
- Steuerliche Beratung im Einzelfall
- Vertretung gegenüber dem Finanzamt
Wir arbeiten deinem Steuerberater zu. Er bekommt einen sauberen Stand und hat Zeit für die Fragen, die dir Geld sparen. Viele Kanzleien geben die Belegerfassung gern ab.
Wer im Hintergrund arbeitet
Bei uns arbeiten Menschen, die genau das gern machen.
Belege sortieren und Listen pflegen macht kaum jemand gern. Einige Menschen machen genau das gern und gut.
Sie arbeiten bei uns. Keine KI, die ungeprüft Antworten gibt. Kein Callcenter, das deine Kunden mit falschem Firmennamen begrüßt.
Menschen im Kundenkontakt
Software nutzen wir im Hintergrund. Mit deinen Kunden sprechen immer Menschen.
Feste Ansprechpartner
Dieselben Leute, jede Woche. Sie kennen deinen Betrieb und deinen Ton.
Wir sagen ab, wenn es nicht passt
Wenn eine Aufgabe besser im Betrieb bleibt oder wir sie nicht können, sagen wir das im Erstgespräch. Auch wenn es uns Umsatz kostet.
Der Weg
In drei Schritten zur Entlastung.
Sortieren
Wir klären, welche Aufgaben du abgibst und welche im Betrieb bleiben.
30 Minuten im Erstgespräch, danach eine schriftliche Aufstellung.Übernehmen
Wir arbeiten in deinen Systemen und erledigen die vereinbarten Aufgaben.
Zugänge einrichten, erster Monat als Einarbeitung mit enger Rücksprache.Anpassen
Mehr Arbeit, mehr Unterstützung. Weniger Arbeit, weniger Rechnung.
Einmal im Monat kurz durchgehen, ob das Kontingent noch passt.Vertrauen
Du gibst uns Zugang zu deinen Zahlen.
Dafür braucht es Vertrauen. 195 Bewertungen von Menschen, die mit uns gearbeitet haben.
Man ist im Alltag gefangen. Baustellen, Termine, Verantwortung.
Miriam sieht das, was man selbst längst nicht mehr sieht.
Autsch, das tut weh. Aber genau das ist es, was man braucht, um weiterzukommen.
Man ist im Alltag gefangen. Baustellen, Termine, Verantwortung.
Miriam sieht das, was man selbst längst nicht mehr sieht.
Autsch, das tut weh. Aber genau das ist es, was man braucht, um weiterzukommen.
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Was es kostet
Monatlich anpassbar, ohne Mindestlaufzeit.
Du zahlst eine Monatspauschale für die Aufgaben, die du abgibst. Nicht mehr, nicht weniger. Wenn sich dein Bedarf ändert, ändert sich die Pauschale.
Die meisten Betriebe starten bei 150 € im Monat und passen nach oben an, wenn sie merken, wie viel Zeit sie gewinnen.
- Monatlich anpassbar, keine Mindestlaufzeit
- Mehr Aufgaben, besserer Stundensatz
- Was wir nicht übernehmen, sagen wir vorher
ab 150 €
im Monat, netto zzgl. Umsatzsteuer
monatlich anpassbar
Zwei Minuten. Du siehst die Zahl sofort auf dem Bildschirm.
Der andere Weg
Du willst es selbst können?
Dann passt das Buchhaltungscoaching. Dort arbeiten wir drei Monate lang 1:1 mit der Person, die es danach macht. Ein fester Termin pro Woche zu einer Stunde, an euren echten Buchungsfällen, in eurem System.
Zwischen den Terminen kannst du jederzeit Fragen schicken, und wir sehen den Fall direkt in eurer laufenden Buchhaltung. Weil dein Büro dabei selbst lernt, ist das Coaching in vielen Fällen förderfähig.
Drei Monate, danach führt dein Büro die Buchhaltung allein.
Fragen
Was du wissen willst, bevor du abgibst.
Kann ich den Service buchen, ohne etwas zu ändern?
Nein. Wir übernehmen keinen Ablauf, der vorher nicht aufgeräumt wurde. Erst wird sortiert und, wo nötig, umgebaut, in Beratung oder Coaching. Dann übernehmen wir den sauberen Teil. Wer sein Büro unverändert weiterführen und nur die Arbeit an uns abgeben will, bekommt von uns kein sauberes Ergebnis. Das haben wir gelernt.
Für welche Betriebe lohnt sich das?
Für Soloselbstständige und Betriebe mit bis zu dreißig Mitarbeitern, bei denen die Büroarbeit mehr Zeit kostet, als der Betrieb dafür hat. Manchmal fehlt eine Stelle, manchmal ist das Büro besetzt und trotzdem überlastet. In beiden Fällen übernehmen wir die Aufgaben, die dauerhaft niemand im Betrieb machen soll.
Warum übernehmt ihr Aufgaben, wenn ihr sonst Abläufe übergebt?
Weil nicht jede Aufgabe ins Team gehört. In der Beratung bauen wir Abläufe so um, dass dein Team sie selbst hält. Was danach übrig bleibt und dauerhaft niemand im Betrieb machen soll, übernehmen wir. Erst prüfen, was weg kann. Dann abgeben, was bleiben muss.
Service oder Coaching, was ist der Unterschied?
Auf dieser Seite geht es um den Service: wir erledigen die laufende Buchhaltung in deinen Systemen. Wenn dein Büro es selbst können soll, ist das Buchhaltungscoaching der richtige Weg, drei Monate 1:1 an euren echten Buchungsfällen. Beides lässt sich kombinieren, etwa Coaching für die laufende Arbeit und Service für Monate mit besonders viel Arbeit.
Was kostet der Backoffice-Service?
Der Einstieg liegt bei 150 € im Monat, netto zzgl. Umsatzsteuer. Der genaue Preis hängt davon ab, was du abgibst. Es gibt keine starren Pakete, und je mehr Aufgaben du abgibst, desto günstiger wird dein Stundensatz. Mit dem Preisrechner siehst du in zwei Minuten eine unverbindliche Schätzung.
Warum die Buchhaltung nicht beim Steuerberater lassen?
Kannst du. Viele Kanzleien machen das gut. Zwei Dinge sprechen dagegen: die Belegerfassung wird zum Kanzleitarif abgerechnet, und der Stand kommt mit Verzögerung zurück. Was du im März abgibst, ist häufig erst im Mai ausgewertet. Wir übernehmen diesen Teil und liefern ihm einen Stand, mit dem er sofort weiterarbeitet. Er bleibt dein Steuerberater, mit mehr Zeit für die Beratung.
Dürft ihr das überhaupt ohne Steuerberaterzulassung?
Ja. Das Buchen laufender Geschäftsvorfälle ist nach § 6 Nr. 4 des Steuerberatungsgesetzes ausdrücklich zulässig und keinem Berufsstand vorbehalten. Vorbehalten bleiben Jahresabschluss, Steuererklärungen und die steuerliche Beratung. Genau diese Grenze halten wir ein.
Rechnet ihr auch den Lohn ab?
Nein, Löhne übernehmen wir nicht. Wir zeigen dir gern, wie die Lohnabrechnung funktioniert, damit dein Büro oder dein Steuerberater sie sicher führt.
Muss ich Zugänge zu meinen Systemen geben?
Wir arbeiten in deinen Systemen, brauchen also die nötigen Zugänge. Und zwar nur die, die für die vereinbarten Aufgaben erforderlich sind. Du behältst die Kontrolle und entscheidest über jeden Zugriff. Der Umgang mit deinen Daten wird vorab schriftlich geklärt.
Bleibt mein Steuerberater?
Ja. Wir arbeiten deinem Steuerberater zu. Belege und Buchhaltung werden so vorbereitet, dass er sauber weiterarbeiten kann. Das spart auch dort Zeit und Kosten.
Was, wenn ich mal mehr oder weniger brauche?
Dein Kontingent lässt sich monatlich anpassen. Keine Mindestlaufzeit. Der Bedarf schwankt, das ist normal.
Spricht ein Mensch mit meinen Kunden oder ein Bot?
Ein Mensch. Immer. Deine Kunden sprechen mit festen Ansprechpartnern, die deinen Stil kennen. Kein Callcenter, kein Chatbot. Software nutzen wir im Hintergrund, mit deinen Kunden sprechen immer Menschen.
Muss ich mich in neue Tools einarbeiten?
Nein. Wir arbeiten in deinen Systemen. Du musst nichts Neues lernen und hast weniger Aufwand mit Technik.
Wie fange ich an?
Mit einem Erstgespräch von 30 Minuten. Du schilderst, was dich aufhält, wir schauen, was wir übernehmen können und was besser im Betrieb bleibt. Danach weißt du, welche Aufgaben abgegeben gehören.
Der erste Schritt
Dein Büro läuft. Auch wenn du selbst gerade nicht dazu kommst.
Wir buchen deine Belege und schreiben deine Rechnungen. Auch in Wochen, in denen bei dir alles gleichzeitig passiert.
Oder erst den Preis berechnen.