CUBE – das Würfelprinzip® · Qualitätsmanagement
Externer QMB, ohne eigene Stelle im Haus.
Erst prüfen wir, was in deinem Betrieb schon läuft. Dann begleiten wir es dauerhaft als externer Qualitätsmanagementbeauftragter. Und wenn es intern knirscht, arbeiten wir mit der Person, die das QM trägt.
30 Minuten per Video. Wir sagen dir, wo dein QM steht und was bis zum nächsten Audit noch fehlt.
Was du davon hast
Nicht das Zertifikat ist der Nutzen. Das, was daran hängt.
Qualitätsmanagement wird oft als Pflicht beschrieben. Für deinen Betrieb ist es eine Geschäftsgrundlage. Vier Punkte, die es konkret machen.
Die Zulassung bleibt
Bei Bildungsträgern hängt am AZAV-Status das gesamte Geschäft mit Arbeitsagentur und Jobcenter. Fällt die Zulassung, fällt der Umsatz weg – nicht schrittweise, sondern zum Stichtag. Das Überwachungsaudit ist damit kein Verwaltungstermin, sondern eine Existenzfrage.
Das Audit ist kein Ausnahmezustand mehr
Kein Wochenende vor dem Termin, in dem Ordner entstehen, die es das ganze Jahr nicht gab. Wer laufend betreut wird, geht mit dem Stand ins Audit, den er ohnehin hat. Das spart Nerven und macht das Ergebnis planbar.
Keine Stelle, die durchläuft
Du bezahlst QM, wenn QM anfällt. Keine Fixkosten für elf Monate, in denen kein Audit ansteht, keine Fortbildungen, keine Vertretungsfrage im Urlaub. Und kein Wissensverlust, wenn die Person kündigt.
Abläufe, die im Alltag halten
Ein Handbuch, das niemand liest, verbessert nichts. Wir schreiben nur auf, was auch gearbeitet wird, und ändern das, was im Weg steht. Am Ende steht nicht ein Zertifikat an der Wand, sondern ein Betrieb, der ruhiger läuft.
So arbeiten wir
Erst prüfen. Dann begleiten. Und mentoren, wenn es knirscht.
Wir fangen nie mit einem neuen System an. Zuerst schauen wir, was schon da ist – und was davon tatsächlich gelebt wird. Alles Weitere entscheidet sich danach.
Prüfen
Bestandsaufnahme des laufenden Qualitätsmanagements. Wir gehen durch, was im Betrieb existiert, und trennen es in drei Kategorien: gelebt, nur auf Papier, gar nicht da.
- Vorhandene Dokumentation gegen die Norm prüfen
- Abgleich mit dem, was im Alltag wirklich passiert
- Lücken zum nächsten Audit benennen
- Aufwand und Priorität je Lücke einschätzen
Ergebnis: eine schriftliche Einschätzung mit Prioritätenliste – und eine klare Aussage, ob das System so durch ein Audit kommt.
Begleiten
Wir übernehmen die Rolle des QMB dauerhaft von außen. Das System bleibt aktuell, ohne dass jemand bei dir dafür abgestellt werden muss.
- Dokumentation pflegen und versionieren
- Interne Audits und Managementbewertung
- Auditbegleitung vor Ort, Abweichungen abarbeiten
- Erinnerung ans Überwachungsaudit, rechtzeitig und von allein
Ergebnis: ein System, das jederzeit auditfähig ist – und ein fester Ansprechpartner statt einer offenen Stelle.
Mentoring, wenn es knirscht
Wenn im Betrieb jemand die QM-Rolle trägt und dabei ansteht, arbeiten wir mit dieser Person. Nicht über sie, sondern mit ihr.
- Das Team zieht nicht mit
- Zuständigkeiten sind unklar oder werden umgangen
- Jemand wurde ins QM geschoben, ohne gefragt zu werden
- Die Rolle passt nicht zur Person – oder umgekehrt
Ergebnis: eine QM-Rolle, die getragen wird. Bei Neubesetzungen schaut Dietmar mit drauf.
Die Stufen bauen aufeinander auf, aber du musst nicht alle gehen. Manche Betriebe brauchen nur die Prüfung und machen danach allein weiter. Das sagen wir dann auch so – und stellen keine Begleitung in Rechnung, die niemand braucht.
Was es kostet
Die eigene Stelle läuft weiter. Auch in Monaten ohne Audit.
Eigene QM-Stelle
über 60.000 €
im Jahr für eine Vollzeitstelle mit Arbeitgeberkosten. Dazu Einarbeitung, Fortbildungen und die Frage, was die Stelle in den elf Monaten macht, in denen kein Audit ansteht.
Und wenn die Person geht, geht das QM-Wissen mit.
Externer QMB
Nur wenn gebraucht
Einmalig für die Prüfung, einmalig für die Zertifizierungsvorbereitung, jährlich fürs Überwachungsaudit – oder laufend, wenn du es so willst. Der Preis richtet sich nach dem Umfang und steht vor dem Start fest.
Was in deinem Fall sinnvoll ist, sagen wir im Erstgespräch. Mit einer Zahl, nicht mit einem Vielleicht.
Unter bestimmten Voraussetzungen ist eine BAFA-Förderung möglich. Ob dein Betrieb dafür in Frage kommt, prüfen wir im Erstgespräch.
Zur Einordnung
Eigenes QM-Personal oder externer QMB?
Beides hat seine Berechtigung. Hier steht auch, wann die eigene Stelle die bessere Wahl ist.
Eigene QM-Stelle
Externer QMB durch CUBE
Im Einzelnen
Was wir als externer QMB übernehmen
Kein Theoriepaket, keine Ordner, die niemand liest. Qualitätsmanagement, das in deinem Betrieb wirklich funktioniert.
QMS-Analyse & Bewertung
Wir schauen uns dein bestehendes Qualitätsmanagement an, oder stellen fest, dass du noch keines hast. Beides ist in Ordnung. Wir sagen dir, wo du stehst.
- Ist-Analyse deiner Prozesse
- Schwachstellen identifizieren
- Konkrete Verbesserungsmaßnahmen
- Priorisierung nach Aufwand und Wirkung
Dokumentation & Online-Handbuch
Verfahrensanweisungen, Prozessbeschreibungen, Qualitätshandbuch. Dokumentation, die dein Team wirklich nutzt. Digital, übersichtlich, jederzeit aktuell.
- Normkonforme Dokumentation
- Organigramm und Prozesslandschaft
- Managementbewertung vorbereiten
- Änderungsmanagement und Versionierung
Audit und Zulassung
Der Termin steht, und die Unterlagen sind noch nicht fertig. Genau dafür kommen wir dazu, auch wenn es kurzfristig ist.
- ISO-9001-Zertifizierung vorbereiten
- AZAV-Zulassung und Überwachungsaudit
- Auditbegleitung vor Ort
- Abweichungen abarbeiten
QM berührt jedes dieser sechs Felder. Deshalb prüfen wir alle, nicht nur die Dokumentation.
Warum QM bei uns tiefer geht
Qualität steckt nicht im Handbuch. Sie steckt im Ablauf und in den Leuten.
Ein QM-Handbuch, das niemand liest, verbessert nichts. Qualität entsteht dort, wo die Abläufe stimmen. Und Abläufe laufen nur, wenn die Leute sie tragen.
Deshalb schauen wir bei jedem Prozess auf beides: ob der Weg sinnvoll ist, und ob die Person, die ihn geht, dafür die richtige ist. Ein Ablauf, der eine sorgfältige Person braucht, funktioniert nicht mit jemandem, der lieber im Kundenkontakt steht. Das ist kein Vorwurf an die Person, das ist eine Frage der Besetzung.
Beim Aufbau legen wir deshalb nicht nur fest, was zu tun ist, sondern auch, wer es macht, wer vertritt und woran ihr merkt, dass jemand überfordert ist. Genau an dieser Stelle setzt das Mentoring an – und für die Auswahl neuer Leute schaut Dietmar mit drauf: Haltung und Sorgfalt vor Lebenslauf, strukturierte Gespräche statt Bauchgefühl.
Das QM-System dokumentiert bei uns nicht nur, es macht die Abläufe besser. Das ist der Unterschied zwischen einem Zertifikat an der Wand und einem Betrieb, der wirklich läuft.
Vertrauen
Du gibst uns Einblick in alles.
Ein QMB sieht jeden Prozess im Betrieb. Das macht niemand auf gut Glück. 195 Bewertungen von Menschen, die mit uns gearbeitet haben.
Man ist im Alltag gefangen. Baustellen, Termine, Verantwortung.
Miriam sieht das, was man selbst längst nicht mehr sieht.
Autsch, das tut weh. Aber genau das ist es, was man braucht, um weiterzukommen.
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Fragen
Häufige Fragen zum externen QMB
Was ist ein externer Qualitätsmanagementbeauftragter (QMB)?
Ein externer QMB übernimmt die Aufgaben des Qualitätsmanagements, ohne dass du eigenes Personal einstellst. Wir prüfen zuerst, was im Betrieb schon läuft, entwickeln daraus dein QM-System, halten es aktuell und begleiten die Audits. Der Vorteil: ein unabhängiger Blick von außen, aktuelles Fachwissen und Erfahrung aus laufenden Verfahren.
Wie fangt ihr an, wenn wir schon ein QM-System haben?
Immer mit einer Prüfung des laufenden Systems. Wir schauen, was tatsächlich gelebt wird, was nur auf Papier steht und was für das nächste Audit fehlt. Am Ende steht eine schriftliche Einschätzung mit Prioritäten und eine klare Aussage, ob das System in seiner jetzigen Form durch ein Audit kommt. Erst danach entscheiden wir gemeinsam, ob eine laufende Begleitung sinnvoll ist.
Was habe ich konkret davon?
Für Bildungsträger hängt an der AZAV-Zulassung das gesamte Geschäft mit Agentur und Jobcenter. Fällt sie, fällt der Umsatz weg. Für andere Betriebe ist ISO 9001 häufig Voraussetzung für Ausschreibungen und größere Kunden. Dazu kommt: das Audit wird kein Ausnahmezustand mehr, es entstehen keine Fixkosten für eine eigene Stelle, und die Abläufe werden tatsächlich besser statt nur dokumentiert.
Was ist Mentoring im Qualitätsmanagement?
Wenn im Betrieb jemand die QM-Rolle trägt und dabei ansteht, begleiten wir diese Person 1:1. Typische Anlässe: das Team zieht nicht mit, Zuständigkeiten sind unklar, die Rolle passt nicht zur Person, oder jemand wurde ins QM geschoben, ohne gefragt zu werden. Wir schauen auf beides, den Ablauf und die Besetzung, und arbeiten mit der Person daran, statt über sie zu reden.
Was kostet ein externer QMB?
Eine eigene QM-Stelle in Vollzeit kostet mit Arbeitgeberkosten schnell einen fünfstelligen Betrag im Jahr, auch in den Monaten, in denen kein Audit ansteht. Ein externer QMB wird beauftragt, wenn er gebraucht wird. Ob es um die einmalige Prüfung geht, um eine Zertifizierungsvorbereitung, um das jährliche Überwachungsaudit oder um laufende Begleitung, macht den Unterschied. Im Erstgespräch bekommst du eine konkrete Zahl, keine Spanne.
Für welche Unternehmen ist externes Qualitätsmanagement sinnvoll?
Für Betriebe und Bildungsträger mit 5 bis 50 Mitarbeitenden, die kein eigenes QM-Personal haben. Auch für alle, die eine Zertifizierung nach ISO 9001 anstreben oder eine AZAV-Zulassung brauchen und beim Überwachungsaudit nicht allein dastehen wollen.
Was ist der Unterschied zwischen ISO 9001 und AZAV?
ISO 9001 ist die allgemeine Norm für Qualitätsmanagementsysteme und gilt für jede Branche. Die AZAV ist die Zulassungsverordnung für Bildungsträger, die mit Arbeitsagentur und Jobcenter arbeiten. Beide verlangen ein dokumentiertes System, aber die AZAV stellt zusätzliche Anforderungen an Trägerzulassung, Maßnahmen und die jährlichen Überwachungsaudits.
Wie lange dauert die Einführung eines QM-Systems?
Die Prüfung des laufenden Systems ist in wenigen Wochen erledigt. Die vollständige Einführung inklusive ISO-9001-Zertifizierung dauert in der Regel 6 bis 12 Monate, je nach Größe und Ausgangssituation. Im Erstgespräch sagen wir dir realistisch, was in deinem Fall zu erwarten ist.
Was, wenn mein Team beim QM nicht mitzieht?
Dann liegt es selten am Unwillen. Meistens ist der Ablauf zu kompliziert, oder er sitzt bei der falschen Person. Wir schauen uns beides an: ob der Weg vereinfacht werden kann und ob die Aufgabe zu dem passt, der sie macht. Genau dafür gibt es das Mentoring. Wenn eine Stelle neu besetzt wird, schaut Dietmar mit drauf, damit Haltung und Sorgfalt vor dem Lebenslauf kommen.
Kann ich externes Qualitätsmanagement fördern lassen?
Unter bestimmten Voraussetzungen kann externe Unternehmensberatung über das BAFA-Förderprogramm gefördert werden. Eine Förderung ist möglich, aber nicht garantiert und hängt von deiner Situation ab. Im Erstgespräch klären wir, ob und in welchem Umfang eine Förderung für dich in Frage kommt.
Was ist eine QM-Dokumentation und brauche ich sie wirklich?
Eine QM-Dokumentation beschreibt, wie dein Unternehmen arbeitet: Prozesse, Verantwortlichkeiten, Qualitätsstandards. Sie ist Pflicht für eine ISO-9001-Zertifizierung, aber auch ohne Zertifizierung sinnvoll, weil sie Klarheit schafft und Fehler reduziert. Wir erstellen Dokumentation, die dein Team wirklich nutzt: digital, übersichtlich, verständlich.
Was spricht gegen einen externen QMB?
Wer täglich jemanden im Haus braucht, weil ständig Abweichungen zu bearbeiten sind, fährt mit einer eigenen Stelle besser. Und wenn im Betrieb niemand die Verantwortung übernehmen will, hilft auch kein externer QMB. Wir brauchen einen Ansprechpartner im Haus, der Entscheidungen trägt. Wenn das nicht da ist, sagen wir das im Erstgespräch.
Der erste Schritt
Wann ist dein nächstes Audit?
30 Minuten, in denen wir schauen, wo dein QM steht und was bis dahin noch fehlt. Danach weißt du, ob du das allein schaffst – und wenn nicht, was es braucht.
Lieber erst schreiben? info@cube-beratung.de