Kurz gesagt: Seit 01.01.2025 muss jeder Betrieb E-Rechnungen empfangen können. Ab 01.01.2027 musst du sie ausstellen, wenn dein Umsatz 2026 über 800.000 Euro lag. Ab 01.01.2028 sind alle dran. Kleinunternehmer nach § 19 UStG bleiben vom Versand befreit, empfangen müssen sie trotzdem.
Die vier Reiter der E-Rechnungs-Apokalypse
Auf LinkedIn brennt es seit Wochen. Da ist die Grenze egal, da ist jeder dran, und zwar sofort.
- Der Countdown-Poster: postet jeden Montag „Noch 141 Tage“. Was dann passiert, steht nirgends.
- Der Softwareverkäufer: rotes Ausrufezeichen, ACHTUNG in Versalien, darunter 39 Euro im Monat, Mindestlaufzeit 24 Monate.
- Das neunteilige Karussell: Folie eins „Die E-Rechnung kommt“, Folie neun „Sprich mit deinem Steuerberater“.
- Der Kommentator: schreibt „war doch seit 2024 bekannt“ und hat selbst noch kein XML geöffnet.
Der echte Fahrplan
- Seit 01.01.2025: Jeder Betrieb muss E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht.
- Bis 31.12.2026: Papier und PDF sind beim Versand weiter erlaubt, wenn der Empfänger zustimmt.
- Ab 01.01.2027: Pflicht zum Ausstellen, wenn der Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro lag.
- Ab 01.01.2028: Pflicht für alle. Kleinunternehmer nach § 19 UStG bleiben vom Versand befreit.
Ausgenommen sind Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise. Zwölf Leute und 900.000 Euro Umsatz: 2027. Acht Leute und 600.000 Euro: 2028. Das war die ganze Wissenschaft.
Eine PDF ist keine E-Rechnung
Eine PDF ist ein Bild von einer Rechnung. Dein Computer sieht darin ungefähr so viel wie deine Katze. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931, also XRechnung oder ZUGFeRD.
ZUGFeRD sieht aus wie eine PDF und hat ein XML im Bauch. Haben beide unterschiedliche Inhalte, gilt ausschließlich das XML. Du siehst 4.200 Euro, im Datensatz stehen 4.020, und rechtlich sind es 4.020. Prüf deshalb einmal im Monat eine eingehende ZUGFeRD-Rechnung mit einem kostenlosen Validator und leg den Prüfbericht ab, oder nutze ein Programm, das das automatisch macht.
Die echte Baustelle ist der Eingang
Das Verschicken erledigt deine Software. Schwierig ist der Eingang: XML-Dateien, die keiner öffnen kann, die im Postfach von jemandem liegen, der gerade Urlaub hat, und die am Monatsende ausgedruckt beim Steuerberater landen. Da geht Vorsteuer verloren.
Bis Silvester brauchst du:
- eine Adresse für den Rechnungseingang, die nicht das private Postfach vom Chef ist
- ein Programm, das XML lesen kann
- eine Person im Betrieb, die weiß, was mit so einer Datei passiert, und eine zweite für den Fall, dass die erste Grippe hat
Rechtsstand 13.08.2026. Grundlage sind das Wachstumschancengesetz, die BMF-Schreiben vom 15.10.2024 und 15.10.2025 sowie der BMF-FAQ-Katalog. Das ist keine steuerliche Beratung im Einzelfall.
E-Rechnung und KI
Eine E-Rechnung ist für Maschinen gebaut. Ein KI-Agent liest sie ohne Abtippen aus und ordnet sie zu. Ob du dafür einen Agenten brauchst oder dein Buchhaltungsprogramm reicht, hängt an der Menge. Das sehen wir in der Beratung.
Häufige Fragen
Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?
Ab 01.01.2027, wenn dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro lag. Ab 01.01.2028 gilt die Pflicht für alle Betriebe bei Rechnungen an andere Unternehmen.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Eine reine PDF zählt als sonstige Rechnung.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft vom Ausstellen befreit. E-Rechnungen empfangen müssen sie seit 01.01.2025 trotzdem.
Brauche ich für E-Rechnungen KI?
Nein. Ein aktuelles Buchhaltungsprogramm liest E-Rechnungen ein. Ein KI-Agent lohnt sich erst bei vielen Rechnungen und mehreren Systemen.
Du willst wissen, wo dein Betrieb im Büro Zeit und Geld verliert? Buch dir ein Erstgespräch. Ich bin Miriam Haberer, sitze in Altlandsberg bei Berlin und arbeite mit Betrieben bis 30 Leute in Berlin, Brandenburg und remote.
Diese Ausgabe erschien zuerst in meinem LinkedIn-Newsletter „Der Lutsch ist gedropst“.