Kurz gesagt: E-Mail wurde als schnellerer Brief gebaut. Für interne Absprachen mit halber Belegschaft im CC ist sie das falsche Werkzeug. Wer im Team per Mail oder WhatsApp abstimmt, sucht Beschlüsse in langen Verläufen und verliert dabei jeden Tag Zeit.
Echter Screenshot aus einem Kundentermin
27.431 ungelesene Mails. Für eine Sekunde war ich raus aus dem Gespräch, die Zahl hat mich am Kragen gepackt. Und während ich draufstarrte, kam die Frage: Brauchen wir Mails überhaupt noch?
Spannend ist dabei die Gewöhnung. Jemand sieht die Zahl jeden Tag und fühlt nichts mehr.
Wie man auf 27.431 kommt
Das ist die Arbeit von Jahren. Jeden Tag ein bisschen mehr rein als raus. Newsletter, CC, „nur zur Info“, Rechnungen, Werbung, echte Anfragen, alles in denselben Eimer, und der Eimer hat keinen Boden.
Bei 12 ungelesenen wirst du nervös. Bei 27.431 schaltet der Kopf ab. Zu groß zum Aufregen, zu groß zum Anfangen. Also guckst du jeden Tag an derselben roten Zahl vorbei, bis sie Tapete ist.
Vier Typen, vier Reaktionen
Das DISG-Modell aus der Kommunikation kennt vier Typen, und der volle Posteingang ist der perfekte Test:
- Dominant: ignoriert die Zahl eiskalt. Verpasst nichts Lautes und alles Leise.
- Initiativ: hat die Mails nie gesehen, weil reden schöner ist als lesen. Charmant, bis die Frist in Mail Nummer 14.000 abläuft.
- Stetig: leidet still, weil irgendwo jemand wartet, und weiß nicht, wo anfangen.
- Gewissenhaft: sieht die Zahl und kann an nichts anderes mehr denken. 27.431 offene Schubladen tun körperlich weh.
Ein Briefkasten ohne Boden
Ein echter Briefkasten läuft irgendwann über, dann handelst du. Das Postfach läuft nie über. Es nimmt einfach die 27.432. Ohne Murren.
In Firmen wird es noch teurer. Teams reden intern per Mail, die halbe Belegschaft im CC, fünf Antworten, vier davon „danke“. Um rauszufinden, was beschlossen wurde, scrollst du durch vierzehn Nachrichten. Oder die Absprache läuft über WhatsApp, zwischen Sprachnachrichten und Daumen hoch.
Benutzt du gerade einen Briefkasten als Aktenschrank? Und wie viele ungelesene stehen auf deinem Icon?
Häufige Fragen
Ist E-Mail für interne Kommunikation geeignet?
Für Absprachen im Team kaum. Beschlüsse gehen in langen Verläufen und CC-Ketten unter. Besser sind ein gemeinsamer Ort für Aufgaben und ein Chat mit klaren Kanälen. Für den Kundenkontakt bleibt die Mail.
Wie bekomme ich einen vollen Posteingang in den Griff?
Erst Regeln, dann aufräumen: Newsletter und Infos automatisch in Ordner sortieren, alles Alte archivieren und ab heute nur noch bearbeiten, was neu reinkommt.
Warum ignorieren Menschen volle Postfächer?
Ab einer bestimmten Menge hält der Kopf die Aufgabe für unlösbar und blendet sie aus. Die Zahl wird zur Gewohnheit.
Du willst wissen, wo dein Betrieb im Büro Zeit und Geld verliert? Buch dir ein Erstgespräch. Ich bin Miriam Haberer, sitze in Altlandsberg bei Berlin und arbeite mit KMU, Gründungen und Solo-Selbstständigen in Berlin, Brandenburg und remote.
Diese Ausgabe erschien zuerst in meinem LinkedIn-Newsletter „Der Lutsch ist gedropst“.