Kurz gesagt: Wird eine Ausgangsrechnung ausgedruckt und der Scan wieder hochgeladen, steht sie schnell zweimal im System. Bei Soll-Versteuerung zahlst du die Umsatzsteuer dann doppelt: Bei 12.000 Euro netto sind das 2.280 Euro, die ohne Grund ans Finanzamt gehen.
Papier ist eine Umleitung in beide Richtungen
Früher kam die Eingangsrechnung auf Papier, wurde abgeheftet, fertig. Dann kam die E-Rechnung. Der erste Reflex: ausdrucken, um sie abzuheften wie immer.
Bei Ausgangsrechnungen läuft derselbe Reflex andersherum. Die Rechnung ist längst digital im System, und trotzdem wird sie ausgedruckt. Irgendwer scannt sie später wieder ein und lädt sie hoch. Bis hierhin ist das nur Gewohnheit. Nervig und harmlos.
Wo es wehtut
Beim Hochladen landet die Rechnung ein zweites Mal als Umsatz im System. Einmal beim Schreiben, einmal beim Scan. Zwei Buchungen, ein Vorgang.
Bei Soll-Versteuerung entsteht die Umsatzsteuer mit der Leistung, unabhängig von der Zahlung. Steht die Rechnung zweimal drin, meldest du sie zweimal an und führst sie zweimal ab. Der Kunde zahlt einmal. Das Finanzamt bekommt zweimal.
Bei 12.000 Euro netto sind 19 Prozent Umsatzsteuer 2.280 Euro. Einmal korrekt, einmal obendrauf. Im Kontoauszug fehlt nichts, es fehlt nur auf dem Konto. Das Geld ist weg, bis jemand den Fehler findet und eine korrigierte Voranmeldung schickt. Bis dahin hast du dem Staat zinslos Geld geliehen.
Drei Folgen aus einem Ausdruck
- zu viel Umsatzsteuer abgeführt
- eine Forderung in der Debitorenliste, die niemand schuldet
- eine Mahnung an einen Kunden, der längst bezahlt hat. Der ruft dann an. Zu Recht sauer.
Was du tun kannst
Bevor du die nächste Ausgangsrechnung ausdruckst und wieder einscannst: Steht sie schon digital im System? Fast immer ja. Dann macht der Ausdruck sie nicht echter. Er macht sie nur doppelt.
Wie viele Dinge druckst du diese Woche aus, die längst da sind, wo sie hingehören?
Häufige Fragen
Was passiert, wenn eine Ausgangsrechnung doppelt gebucht wird?
Bei Soll-Versteuerung wird die Umsatzsteuer doppelt angemeldet und abgeführt. Zusätzlich entsteht ein offener Posten, den niemand schuldet, und im schlimmsten Fall eine Mahnung an einen Kunden, der bezahlt hat.
Wie bekomme ich doppelt gezahlte Umsatzsteuer zurück?
Über eine korrigierte Umsatzsteuer-Voranmeldung für den betroffenen Zeitraum. Den Einzelfall klärt dein Steuerbüro.
Muss ich Ausgangsrechnungen ausdrucken?
Nein. Eine Rechnung, die in deinem Rechnungsprogramm erstellt wurde, ist dort bereits gespeichert. Ein Ausdruck ist für die Buchhaltung nicht nötig und schafft das Risiko einer Doppelbuchung.
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Diese Ausgabe erschien zuerst in meinem LinkedIn-Newsletter „Der Lutsch ist gedropst“.