CUBE – das Würfelprinzip® · Backoffice
Wir übernehmen dein Büro. Aber nicht dein Chaos.
Für inhabergeführte Betriebe bis dreißig Mitarbeitende, egal aus welcher Branche.
Backoffice ist der letzte Schritt, nicht die Abkürzung drumherum. Bevor wir etwas übernehmen, wird der Ablauf aufgeräumt, in der Beratung, im Coaching oder von mir zu Beginn. Ein bestehendes Durcheinander eins zu eins weiterführen machen wir nicht. Wer nichts ändern will, ist hier falsch. Auf einem unaufgeräumten Ablauf kann ich nicht sauber liefern, so einfach ist das.
30 Minuten per Video. Wir sortieren, was abgegeben gehört und was im Betrieb bleibt.
Du willst zuerst eine Zahl: Preis berechnen, zwei Minuten
Dein Büro soll es selbst können: Zum Buchhaltungscoaching
Wie das zusammenpasst
Erst prüfen, was weg kann. Dann abgeben, was bleiben muss.
Wir bauen Abläufe normalerweise so um, dass dein Team sie ohne uns trägt. Das ist der Regelfall. Was nach dem Umbau übrig bleibt, ist selten viel.
Aber es bleibt etwas. Belege, die jemand erfassen muss. Rechnungen, die rausgehen müssen, auch wenn deine Bürokraft im Urlaub ist. Ein Telefon, das klingelt, während du beim Kunden bist. Das gehört nicht in deinen Feierabend.
Genau das übernehmen wir. Aber immer erst nach dem Umbau. Wer den Umbau überspringen und uns einfach sein bisheriges Chaos übergeben will, ist bei uns falsch.
Zwei Wege
Beides führt dazu, dass die Buchhaltung läuft.
Der Unterschied ist, wer sie danach macht.
Wir machen es für dich
Du gibst die Belege ab, wir erledigen die laufende Buchhaltung in deinen Systemen.
- Feste Ansprechpartner, jede Woche dieselben
- Monatlich anpassbar, keine Mindestlaufzeit
- Vorbereitet für deinen Steuerberater
- Sinnvoll, wenn im Betrieb dauerhaft niemand dafür da ist
Dein Büro macht es selbst
Drei Monate 1:1 an euren echten Buchungsfällen, bis dein Büro die laufende Buchhaltung allein sicher führt. Das Wissen bleibt im Betrieb.
- Am echten Beleg, nicht an Beispielen
- In deinem System, nicht in einer Demo
- Eine zweite Person lernt mit, damit Urlaub kein Problem mehr ist
- In vielen Fällen als Beratung gefördert
Buchhaltung, die dein Steuerberater liebt
Wir erfassen, kontieren und bereiten vor.
Sauber genug, dass dein Steuerberater direkt weiterarbeiten kann. Er bekommt fertige Zahlen statt einer Schuhschachtel, und du bekommst sie im laufenden Monat.
Rechnungen & Belege
Damit nichts liegenbleibt und alles am richtigen Konto landet.
- Rechnungen schreiben und versenden
- Belege erfassen und kontieren
- Laufende Buchhaltung nach Anleitung
- Zahlungseingänge im Blick
Offene Posten & Mahnwesen
Geschriebene Rechnungen sind noch kein Geld auf dem Konto.
- Offene Posten laufend abgleichen
- Zahlungserinnerungen pünktlich raus
- Mahnläufe nach deinen Regeln
- Übersicht, wer wie lange überfällig ist
Lexware Office
Eingerichtet nach deinen Abläufen, nicht nach der Standardvorlage.
- Lexware Office einrichten und pflegen
- Stammdaten aktuell halten
- Vorbereitung für den Steuerberater
- Auf Wunsch: Coaching für dein Büro
- Lohn läuft getrennt: einmaliger Umbau
Wir arbeiten deinem Steuerberater zu, wir ersetzen ihn nicht. Buchführung im Rahmen von § 6 Nr. 3 StBerG. Jahresabschluss, E-Bilanz, Steuererklärungen und steuerliche Beratung bleiben bei deinem Steuerberater.
Und alles andere im Büro
Nicht alles ist Buchhaltung.
Datenpflege, Telefon, Ablage. Wenn du willst, dass ein echter Mensch das macht, machen wir das.
Daten & Ablage
Eine Ablage, die du in einem Jahr noch verstehst. Auch wenn jemand anderes sucht.
- Kunden- und Projektdaten pflegen
- Dokumente strukturiert ablegen
- Archivierung, die man wiederfindet
- Ordnung in deinen Systemen
Telefon & E-Mail
Erreichbar sein, auch wenn dein Team unterwegs ist.
- Telefonannahme in deinem Namen
- Rückrufe und Terminvereinbarung
- Postfach im Griff
- Persönlich, in deinem Ton
Laufendes Büro
Die Kleinigkeiten, die abends liegen bleiben, weil tagsüber keiner Zeit hat.
- Termine und Fristen koordinieren
- Wiederkehrende Aufgaben
- Vor- und Nachbereitung
- Allgemeine Assistenz
Du hast etwas, das hier nicht steht? Dann frag. Wir sagen dir, ob sich das Abgeben lohnt oder ob es besser im Betrieb bleibt.
Was wohin gehört
Dein Steuerberater kann mehr als buchen.
Er kennt deine Zahlen, deine Branche und deine Steuerlast. Genau dafür hast du ihn. Wenn seine Kanzlei nebenher deine Belege erfasst, bleibt für diese Gespräche wenig Zeit. Wir nehmen ihm die laufende Arbeit ab, damit er das macht, was du eigentlich von ihm willst.
Die laufende Buchhaltung
Alles, was jeden Monat anfällt und keine steuerliche Beurteilung braucht.
- Belege erfassen und kontieren
- Offene Posten und Zahlungseingänge
- Rechnungen schreiben und versenden
- Vorbereitung, mit der dein Steuerberater direkt weiterarbeitet
Beratung und Abschluss
Die Aufgaben, für die es seine Zulassung und seine Erfahrung braucht.
- Jahresabschluss und E-Bilanz
- Steuererklärungen
- Steuerliche Beratung im Einzelfall
- Vertretung gegenüber dem Finanzamt
Wir arbeiten deinem Steuerberater zu, nicht gegen ihn. Er bekommt einen sauberen Stand und Zeit für die Fragen, die dir Geld sparen. Viele Kanzleien sind froh, wenn die Belegerfassung woanders liegt.
Wer im Hintergrund arbeitet
Bei uns sitzen Menschen, die genau das gern machen.
Belege sortieren und Listen pflegen ist nicht jedermanns Sache. Verständlich, das geht den meisten so. Es gibt aber Menschen, die genau das gern und gut machen.
Die arbeiten bei uns. Kein Bot, der irgendwann halluziniert. Kein Callcenter, das deinen Kunden mit falschem Namen begrüßt.
Menschen statt Maschine
Werkzeuge nutzen wir im Hintergrund. Der Kontakt zu deinen Kunden bleibt in Menschenhand.
Feste Ansprechpartner
Dieselben Leute, jede Woche. Sie kennen deinen Betrieb und deinen Ton.
Wir sagen ab, wenn es nicht passt
Wenn eine Aufgabe besser im Betrieb bleibt oder wir sie nicht können, sagen wir das im Erstgespräch. Auch wenn es uns Umsatz kostet.
Der Weg
Drei Schritte, dann ist es leiser auf deinem Schreibtisch.
Sortieren
Wir schauen, was wirklich abgegeben werden sollte. Und was besser im Betrieb bleibt.
30 Minuten im Erstgespräch, danach eine schriftliche Aufstellung.Übernehmen
Wir arbeiten in deinen Systemen. Es wird leiser auf deinem Schreibtisch.
Zugänge einrichten, erster Monat als Einarbeitung mit enger Rücksprache.Mitwachsen
Mehr Arbeit, mehr Unterstützung. Weniger Arbeit, weniger Rechnung.
Einmal im Monat kurz durchgehen, ob das Kontingent noch passt.Vertrauen
Du gibst uns Zugang zu deinen Zahlen.
Das macht niemand auf gut Glück. 195 Bewertungen von Menschen, die mit uns gearbeitet haben.
Man ist im Alltag gefangen. Baustellen, Termine, Verantwortung.
Miriam sieht das, was man selbst längst nicht mehr sieht.
Autsch, das tut weh. Aber genau das ist es, was man braucht, um weiterzukommen.
Alle Bewertungen sind echt und geprüft. Bei ProvenExpert ansehen →
Was es kostet
Kein Vertrag fürs Leben.
Du zahlst eine Monatspauschale für die Aufgaben, die du abgibst. Nicht mehr, nicht weniger. Wenn sich dein Bedarf ändert, ändert sich die Pauschale.
Die meisten Betriebe starten bei 150 € im Monat und passen nach oben an, wenn sie merken, wie viel Zeit zurückkommt.
- Monatlich anpassbar, keine Mindestlaufzeit
- Mehr Aufgaben, besserer Stundensatz
- Was wir nicht übernehmen sollten, sagen wir vorher
ab 150 €
im Monat, netto zzgl. Umsatzsteuer
monatlich anpassbar
Zwei Minuten. Du siehst die Zahl sofort auf dem Bildschirm.
Der andere Weg
Du willst es nicht abgeben. Du willst es können.
Dann ist der Service der falsche Weg. Im Buchhaltungscoaching arbeiten wir drei Monate lang 1:1 mit der Person, die es danach macht. Ein fester Termin pro Woche zu einer Stunde, an euren echten Buchungsfällen, in eurem System.
Zwischen den Terminen gehen Fragen jederzeit raus, und wir sehen den Fall direkt in eurer laufenden Buchhaltung. Weil wir befähigen und nicht übernehmen, ist das Coaching in vielen Fällen förderfähig.
Drei Monate, danach führt dein Büro die Buchhaltung allein.
Fragen
Was du wissen willst, bevor du abgibst.
Kann ich den Service buchen, ohne etwas zu ändern?
Nein. Wir übernehmen keinen Ablauf, der vorher nicht aufgeräumt wurde. Erst wird sortiert und, wo nötig, umgebaut, in Beratung oder Coaching. Dann übernehmen wir den sauberen Teil. Wer sein Büro genau so weiterlaufen lassen will wie bisher, nur mit uns als Erfüllungsgehilfen, bei dem können wir nicht liefern. Das haben wir gelernt.
Für welche Betriebe lohnt sich das?
Für Betriebe mit bis zu dreißig Mitarbeitern, bei denen das Büro mehr Zeit frisst, als der Betrieb dafür übrig hat. Manchmal fehlt eine Stelle, manchmal ist das Büro besetzt und trotzdem voll. Beides lässt sich abfangen, indem wir die Aufgaben übernehmen, die dauerhaft niemand im Betrieb machen soll.
Warum übernehmt ihr Aufgaben, wenn ihr sonst Abläufe übergebt?
Weil nicht jede Aufgabe ins Team gehört. In der Beratung bauen wir Abläufe so um, dass dein Team sie selbst hält. Was danach übrig bleibt und dauerhaft niemand im Betrieb machen soll, übernehmen wir. Erst prüfen, was weg kann. Dann abgeben, was bleiben muss.
Service oder Coaching, was ist der Unterschied?
Auf dieser Seite geht es um den Service: wir erledigen die laufende Buchhaltung in deinen Systemen. Wenn dein Büro es selbst können soll, ist das Buchhaltungscoaching der richtige Weg, drei Monate 1:1 an euren echten Buchungsfällen. Beides lässt sich kombinieren, etwa Coaching für die laufende Arbeit und Service für die Spitzen.
Was kostet der Backoffice-Service?
Der Einstieg liegt bei 150 € im Monat, netto zzgl. Umsatzsteuer. Der genaue Preis hängt davon ab, was du abgibst. Es gibt keine starren Pakete, und je mehr Aufgaben du abgibst, desto günstiger wird dein Stundensatz. Mit dem Preisrechner siehst du in zwei Minuten eine unverbindliche Schätzung.
Warum die Buchhaltung nicht beim Steuerberater lassen?
Kannst du. Viele Kanzleien machen das gut. Zwei Dinge sprechen dagegen: die Belegerfassung wird zum Kanzleitarif abgerechnet, und der Stand kommt mit Verzögerung zurück – was du im März abgibst, ist häufig erst im Mai ausgewertet. Wir übernehmen diesen Teil und liefern ihm einen Stand, mit dem er sofort weiterarbeitet. Er bleibt dein Steuerberater, mit mehr Zeit für die Beratung.
Dürft ihr das überhaupt ohne Steuerberaterzulassung?
Ja. Das Buchen laufender Geschäftsvorfälle ist nach § 6 Nr. 3 des Steuerberatungsgesetzes ausdrücklich zulässig und keinem Berufsstand vorbehalten. Vorbehalten bleiben Jahresabschluss, Steuererklärungen und die steuerliche Beratung. Genau diese Grenze halten wir ein.
Rechnet ihr auch den Lohn ab?
Nein, die laufende Lohnabrechnung bieten wir nicht als Service an. Was es gibt, ist der einmalige Umbau: wir richten die Lohnabrechnung in Lexware ein und übergeben sie, danach führt sie dein Büro oder dein Steuerberater.
Muss ich Zugänge zu meinen Systemen geben?
Wir arbeiten in deinen Systemen, brauchen also die nötigen Zugänge. Aber nur die, die für die vereinbarten Aufgaben erforderlich sind. Du behältst die Kontrolle und entscheidest über jeden Zugriff. Der Umgang mit deinen Daten wird vorab schriftlich geklärt.
Bleibt mein Steuerberater?
Ja. Wir ersetzen deinen Steuerberater nicht, wir arbeiten ihm zu. Belege und Buchhaltung werden so vorbereitet, dass er sauber weiterarbeiten kann. Das spart auch dort Zeit und Kosten.
Was, wenn ich mal mehr oder weniger brauche?
Dein Kontingent lässt sich monatlich anpassen. Keine Mindestlaufzeit, kein Knebelvertrag. Der Bedarf schwankt, das ist normal.
Spricht ein Mensch mit meinen Kunden oder ein Bot?
Ein Mensch. Immer. Deine Kunden sprechen mit festen Ansprechpartnern, die deinen Stil kennen. Kein Callcenter, kein Chatbot. Werkzeuge nutzen wir im Hintergrund, der Kundenkontakt bleibt in Menschenhand.
Muss ich mich in neue Tools einarbeiten?
Nein. Wir arbeiten in deinen Systemen. Du musst nichts Neues lernen. Der Sinn ist weniger Technikkram, nicht mehr.
Wie fange ich an?
Mit einem Erstgespräch von 30 Minuten. Du schilderst, was dich aufhält, wir schauen, was wir übernehmen können und was besser im Betrieb bleibt. Danach weißt du, welche Aufgaben abgegeben gehören.
Der erste Schritt
Dein Büro läuft. Auch wenn du selbst gerade nicht dazu kommst.
Die Belege gehen an uns, die Rechnungen laufen weiter. Auch in der Woche, in der bei dir alles gleichzeitig läuft.
Oder erst den Preis berechnen.